Ausgangssituation

• In Deutschland gibt es ca. 16 Millionen Riester-Verträge
• Für alle Versicherungsnehmer muss einmal jährlich eine Prüfung der Zulagen-Anträge durchgeführt werden
• Hierzu erhalten die Versicherungsnehmer ein physisches Formular zur Validierung und ggf. Aktualisierung ihrer Kundendaten
• Die Prüfung erfolgt saisonal jeweils im Januar / Februar

Herausforderung

• Unser Kunde verschickte jeweils im Januar/Februar 900 Tausend Zulagen-Anträge bzw. Änderungsmeldungen
• Für diesen Prozess, der nicht zum Kerngeschäft gehörte, mussten wichtige Kern-Ressourcen eingesetzt werden
• Weitere Aufwände und Ineffizienzen entstanden durch die Koordination verschiedener Dienstleister für Datenmanagement, Druck und Scan

Lösung

• Abwicklung des kompletten Prozesses der Datenvalidierung/ -aktualisierung
• Aufnahme und Transformation der Rohdaten von der IT-Tochter der Versicherungsgruppe
• Generierung und Druck der einzelnen Schreiben und Formulare
• Einscannen der zurückgesandten Formulare
• Korrekturen fehlerhafter Daten
• Rücktransfer der qualitätsgesicherten Daten an die IT-Tochter

Ergebnis

• Durch die Reduzierung der Personal- und Ressourcenbindung auf Kundenseite konnte eine deutliche Einsparung innerhalb der Fix-Kosten erreicht werden
  
• Es müssen keine Ressourcen mehr für einen saisonalen Prozess aufgewendet werden, der nicht zum Kerngeschäft des Kunden gehört
  
• Es gibt EINEN Ansprechpartner bei der E-POST für die Sicherstellung des gesamten Prozesses

Ausgangssituation

• Unser Kunde verschickt jährlich eine Vielzahl an Rechnungen an seine Empfänger
• Bisher erfolgte der Versand ausschließlich als postalischer Brief
  
• Aus Kosten- und Imagegründen resultierte der Bedarf, die etablierten physischen Output-Prozesse um digitale Kanäle zu erweitern
  
• Es sollte ein Anbieter gefunden werden, der alles aus einer Hand anbieten kann

Herausforderung

• Wichtig für unseren Kunden war ein gesteuerter Prozess in die Digitalisierung - keine starken Eingriffe in die bestehenden IT-Abläufe und Kundenprozesse
  
• Kunden ohne Zustimmung zu digitalem Empfang sollten weiter postalisch angeschrieben werden
  
• Der Prozess sollte Kosten einsparen und die Bindung wichtiger Ressourcen reduzieren

Lösung

• Aufsetzen eines ganzheitlichen Output Managements
  
• Übernahme der Daten vom Kunden via SFTP Schnittstelle
  
• Erstellung der elektronischen oder physischen Dokumente
  
• Möglichkeit zur einfachen Konfiguration der verschiedenen Kanäle
  
• Split auf die Output-Kanäle E-POSTBRIEF, physischer Brief, E-Mail, Web-Portal
  
• E-Mail-Versand mit komplettem Bounce-Management - auf Wunsch automatischer Neuversand bei Unzustellbarkeit
  
• Reporting
  
• Modular ergänzbar, z.B. revisionssichere Archivierung von Sendungen oder Übernahme von Zahlungsdiensten

Ergebnis

• Senkung der Fixkosten durch Reduzierung Personalkosten und Ressourcenbindung
  
• Keine Zusatzkosten für Abarbeitung von Spitzenbelastungen
  
• Reduktion von Material-  und Prozesskosten
  
• Full-Service-Angebot: individuelle persönliche Beratung und Umsetzung

Ausgangssituation

• Kosteneinsparung
  
• Prozessbeschleunigung und -optimierung
  
• Service-Level-Vereinbarung zur Qualitätsverbesserung
  
• Entlastung der Sachbearbeitungs-Abteilungen
  
• Raum-Flächenoptimierung

Herausforderung

• Verarbeitung eines regelmäßigen Posteingangs von durchschnittlich ca. 35.000 Sendungen pro Tag, starke saisonale Schwankungen
  
• Enges Verarbeitungszeitfenster
  
• Klassifizierung, Erfassung und Validierung von Kopf- und Positionsdaten aus Arztrechnungen im Kundensystem
  
• Sehr hoher Qualitätsanspruch
  
• Sehr hohe Anforderungen aus Compliance und Datenschutz
  
• Vorhaltung eines Fallback-Standorts

Lösung

• Etablierung eines kundenspezifischen Input Management-Prozesses
  
• Exklusive Verarbeitung (Räume, Systeme, Mitarbeiter)
  
• Individuelle Logistikleistungen (z.B. Logistikfahrten, Poolboxensystem)
  
• Validierungsleistungen im System des Auftraggebers
  
• Betrieb eines Postverteilzentrum (Ausgangspost, Weiterleitungspost, etc.)
  
• Betrieb eines Faxservers zur konsolidierten Entgegennahme aller Faxeingänge
  
• Qualifizierte digitale Signatur

Ergebnis

• Tagesaktuelle Verarbeitung der gesamten Eingangspost in einem abgesicherten Verarbeitungsprozess: Aus der physischen Sendung werden validierte elektronische Daten
  
• Durchführung eines Business Continuity Managements
  
• Umsetzung und regelmäßige Überprüfung sehr hoher Compliance und Datenschutz-Vorgaben
  
• Übernahme weiterer Leistung im Umfeld einfacher Sachbearbeitung zur weiteren Prozessbeschleunigung
  
• Posteingangsverarbeitung von 200.000 Blatt pro Tag

Ausgangssituation

• Neuorganisation der Behörde durch Einführung eines E-Akte-Systems zur gleichzeitigen Umsetzung des e-Government Gesetzes mit höchsten Sicherheitsanforderungen

Herausforderung

• Sehr hohe Anforderungen an Lieferqualität und Verfügbarkeit
  
• Hohe Flexibilität bei schwankenden Sendungsmengen
  
• Restrukturierung der Behörde
  
• Mandantenfähigkeit der Lösung

Lösung

• Aufbau einer hochverfügbaren Systemlösung zur Verarbeitung von bis zu 2 Mio. Blatt pro Tag
  
• Übernahme folgender Prozessschritte: Logistik für mehrere hundert Abholstellen Sortierung scanfertiges Aufbereiten, Digitalisierung, qualifiziertes Signieren, Indizierung, Abgleich gegen Stammdaten, Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
  
• Zertifizierung aller Prozesse und der gesamten Infrastruktur durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)

Ergebnis

• 40.000 Mitarbeiter erhalten ihren Posteingang täglich digital
  
• Erfolgreiche Mitwirkung in einem der größten e-Government-Projekte Europas
  
• Rechtssicherheit der digitalen Dokumente
  
• Zeitnahe Vernichtung der physischen Belege
  
• Mandantenfähigkeit ermöglicht Ausweitung der Lösung
  
• Prozess-, Service- und Kostenoptimierung
  
• Zertifizierung nach Schutzbedarf sehr hoch

Ausgangssituation

• Auslagerung der Post- und Faxeingangsbearbeitung mit geschäftskritischem Stellenwert
• Qualitätssteigerung
• Kosteneinsparung

Herausforderung

• Schaffung optimaler Wettbewerbsbedingungen in einem Umfeld mit steigendem Kostendruck und steigenden Qualitätsanforderungen

Lösung

• Logistikleistung mit maschineller/manueller Umroutung über das Postnetz sowie kundenindividuelle Logistikfahren zwischen den Kunden- und den Digitalsierungsstandorten
• Vorgangstrennung, Sortierung, Scanvorbereitung
• Scanning von bis zu 40.000 Vorgänge am Tag
• OCR-gestützte Klassifizierungs- und Datenerfassungsleistungen
• Zwischenlagerung mit Belegrecherche und Vernichtung
• Höchste Service-Level-Vereinbarungen in Bezug auf Qualität und Verarbeitungszeit (z.B. Faxverarbeitung innerhalb von 4 Minuten)

Ergebnis

• Optimale Qualität zu niedrigsten Kosten, bei minimaler Belastung der eigenen Ressourcen in Bezug auf das Posteingangs-Thema
• Durch Weitergabe an den Dienstleister entsteht eine maximale Reduzierung von Risiken und Prüfungspflichten
• Partizipation an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der E-POST in Bezug auf Prozesse und Techniken bei Posteingangs-Lösungen

Lösung

• Bereitstellung von Scannertechnologie in den Räumlichkeiten des Kunden (dezentrale Scanlösung) mit Integration in den Shared-Service der Deutschen Post
  
• Tägliche Lieferung der Lieferantenstammdaten und Bestelldaten
  
• Elektronische Erschließung relevanter Inhalte aus Kopf-, Rahmen- und Positionsdaten; Ermittlung von Debitoren- und Kreditorennummer
  
• Mehrstufige OCR-gestützte Erfassungs- und Abgleichprozesse gegen Stamm- und Bestelldaten sowie Regelwerke
  
• Manuelle Nachbearbeitungstätigkeiten über Offshorepartner (Indien). Partner arbeitet direkt auf den Systemen in Deutschland. Es erfolgt kein Datenversand ins Ausland

Ergebnis

• Deutliche Kostenreduzierung durch Entlastung Sachbearbeitung und Vermeidung von Investitionen in Scan- und DataCapture-Technologien
  
• Qualitätssteigerung und -Kontrolle durch messbare Service-Level
  
• Erfassung von ca. 7.500 Rechnungen pro Tag
  
• Verkürzte Durchlaufzeiten
  
• Vollautomatisierte Priorisierung und Weiterverarbeitung im SAP-System des Kunden möglich
• Entwicklung einer weltweiten standardisierten Rechnungseingangsbearbeitung unter Nutzung von E-POST-Know-How

Ausgangssituation

• Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
  
• Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
  
• Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben

Herausforderung

• Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
  
• In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt

Lösung

• Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
  
• Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
  
• Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
  
• Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
  
• BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz

Ergebnis

• Vorindexierung, Aufbereitung, Digitalisierung und Signierung von 1,3 Mio. Sozialversicherungsakten innerhalb von 13 Monaten
  
• Tägliche Verarbeitung von 4.500 Akten bzw. 310.000 Blatt bzw. 420.000 Images
  
• Bereitstellung der Daten innerhalb von 5 Werktagen
  
• Vollständige Prozessverfolgung und Protokollierung der Prozesse
  
• Datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 32757

Ausgangssituation

• Die Umstellung von 130 Grundbuchämtern auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)

Herausforderung

• Die Ausschreibung beinhaltete die sukzessive Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern innerhalb von 5 Jahren sowie die Digitalisierung und Indexierung der Grundbücher im Bundesland
  
• Bereitstellung von Arbeitsplätzen für Grundbuchbeamte an den Digitalisierungsstandorten

Lösung

• Logistikkonzept mit Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern unter strikter Einhaltung des Umstellungszeitplanes des Auftraggebers
  
• Aufbau von zwei exklusiven Projektstandorten unter Berücksichtigung geografischer Anforderungen durch die Logistik
  
• Bereitstellung von organisatorischer und technischer Infrastruktur für die notwendigen Aufbereitungs- und Digitalisierungstätigkeiten sowie Arbeitsplätze für Grundbuchbeamte zur Qualitätssicherung

Ergebnis

• Verarbeitung von 5,8 Mio. Grundbüchern mit insgesamt 80 Mio. Grundbuchseiten
  
• Täglicher Transport und Digitalisierung von 2.800 Grundbüchern pro Standort
  
• Rücklieferung Grundbücher innerhalb von 3 Werktagen
  
• Hohe Flexibilität in der Planung der Aktenabholung und Digitalisierung gegenüber Umstellungsplanung
  
• Datenschnittstelle zum Archivsystem im zentralen Rechenzentrum
  
• Qualitätssicherung jedes Grundbuches durch Grundbuchbeamte

Ausgangssituation

• Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
  
• Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
  
• Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben

Herausforderung

• Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
  
• In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt

Lösung

• Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
  
• Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
  
• Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
  
• Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
  
• BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz

Ergebnis

• Vorindexierung, Aufbereitung, Digitalisierung und Signierung von 1,3 Mio. Sozialversicherungsakten innerhalb von 13 Monaten
  
• Tägliche Verarbeitung von 4.500 Akten bzw. 310.000 Blatt bzw. 420.000 Images
  
• Bereitstellung der Daten innerhalb von 5 Werktagen
  
• Vollständige Prozessverfolgung und Protokollierung der Prozesse
  
• Datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 32757

Ausgangssituation

• Bei Auslagerung und Optimierung der Posteingangsprozesse soll die Posteingangsbearbeitung konsequent in das Qualitäts-Sicherungs-Management-System einbezogen werden
  
• Dezentraler Posteingang über unterschiedliche Postfächer

Herausforderung

• Flexibilitätssteigerung bei Mengenschwankungen
  
• Kostenreduktion unter Einbehaltung der definierten Qualitätsstandards

Lösung

• Zentralisierte Posteingangsbearbeitung erfolgt in exklusiven Räumlichkeiten der Deutschen Post E-POST Solutions GmbH
  
• Vorklassifizierung nach Sparten, Trennung von Dokumenten mit Vorgangsbarcode, Scanaufbereitung, Kennzeichnung von Farbimages (z.B. Schadensbilder)
  
• Barcode-Vorlaufblätter für automatischen Wechsel beim Scanning auf Farbimages
  
• Scannen von ca. 15.000 Blatt pro Tag (Peakzeiten: 3fache Menge)
  
• Dokumentenindizierung
  
• Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
  
• Bereitstellung eines übergreifenden Tracking-Systems

Ergebnis

• Deutliche Qualitätssteigerung mit der Möglichkeit, die vereinbarten Service-Level laufend zu überprüfen
  
• Flexibilisierung beim Umgang mit Mengenschwankungen durch Anbindung an die E-POST
  
• Signifikante Kosteneinsparungen bei der Posteingangsbearbeitung

Ausgangssituation

• Fortschreitende Digitalisierung der Input- und Outkommunikation
• Ungleiches Tempo für digitale und physische Kommunikation
• Ein Höchstmaß an Datenschutz, Produktionssicherheit & Qualität
• Zu wenig Geschäfts- und Gesellschaftsübergreifende Prozesse und Lösungen

Herausforderung

• Verbindung von Online- und Offline Welt
• Erhöhung der Produktionsgeschwindigkeit im physischen Druck 
• Entwicklung von OnDemand-Services 
• Gleichzeitige Bereitstellung einer hohen Ausfallsicherheit
• Hoher Zeit und Kostendruck

Lösung

• Vier untereinander vernetzte Produktionszentren für Transaktionsdruck
  - permanentes Desaster Recovery
  - schnelle Produktionsverlagerungen mit einer extrem hohen Produktions-und Ausfallsicherheit
• White-Paper Produktion über alle Geschäftsbereiche
• Einheitlicher Informationskanal über das EPS Kundenportal 
• Eingangs-und Ausgangspostlösungen
• Multikanalmanagement
• Geschäftsstellenlösungen (Postfächer, Boxen, etc.)
• Versandkanaloptimierung
• Outsourcing-Beratung 

Ergebnis

• Vereinheitlichung, Optimierung des Time to Market -Prozesses 
• Reduzierung der internen Aufwände und Fokus auf das Kerngeschäft
• Hohe Sicherheitsststandards in Produktion und Logistik 
• positive Imagebildung durch Nutzung von GOGREEN (Klimaneutraler Druck & Versand)