Ausgangssituation

• Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
  
• Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
  
• Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben

Herausforderung

• Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
  
• In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt

Lösung

• Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
  
• Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
  
• Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
  
• Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
  
• BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz

Ergebnis

• Vorindexierung, Aufbereitung, Digitalisierung und Signierung von 1,3 Mio. Sozialversicherungsakten innerhalb von 13 Monaten
  
• Tägliche Verarbeitung von 4.500 Akten bzw. 310.000 Blatt bzw. 420.000 Images
  
• Bereitstellung der Daten innerhalb von 5 Werktagen
  
• Vollständige Prozessverfolgung und Protokollierung der Prozesse
  
• Datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 32757

Ausgangssituation

• Die Umstellung von 130 Grundbuchämtern auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)

Herausforderung

• Die Ausschreibung beinhaltete die sukzessive Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern innerhalb von 5 Jahren sowie die Digitalisierung und Indexierung der Grundbücher im Bundesland
  
• Bereitstellung von Arbeitsplätzen für Grundbuchbeamte an den Digitalisierungsstandorten

Lösung

• Logistikkonzept mit Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern unter strikter Einhaltung des Umstellungszeitplanes des Auftraggebers
  
• Aufbau von zwei exklusiven Projektstandorten unter Berücksichtigung geografischer Anforderungen durch die Logistik
  
• Bereitstellung von organisatorischer und technischer Infrastruktur für die notwendigen Aufbereitungs- und Digitalisierungstätigkeiten sowie Arbeitsplätze für Grundbuchbeamte zur Qualitätssicherung

Ergebnis

• Verarbeitung von 5,8 Mio. Grundbüchern mit insgesamt 80 Mio. Grundbuchseiten
  
• Täglicher Transport und Digitalisierung von 2.800 Grundbüchern pro Standort
  
• Rücklieferung Grundbücher innerhalb von 3 Werktagen
  
• Hohe Flexibilität in der Planung der Aktenabholung und Digitalisierung gegenüber Umstellungsplanung
  
• Datenschnittstelle zum Archivsystem im zentralen Rechenzentrum
  
• Qualitätssicherung jedes Grundbuches durch Grundbuchbeamte

Ausgangssituation

• Bei Auslagerung und Optimierung der Posteingangsprozesse soll die Posteingangsbearbeitung konsequent in das Qualitäts-Sicherungs-Management-System einbezogen werden
  
• Dezentraler Posteingang über unterschiedliche Postfächer

Herausforderung

• Flexibilitätssteigerung bei Mengenschwankungen
  
• Kostenreduktion unter Einbehaltung der definierten Qualitätsstandards

Lösung

• Zentralisierte Posteingangsbearbeitung erfolgt in exklusiven Räumlichkeiten der Deutschen Post E-POST Solutions GmbH
  
• Vorklassifizierung nach Sparten, Trennung von Dokumenten mit Vorgangsbarcode, Scanaufbereitung, Kennzeichnung von Farbimages (z.B. Schadensbilder)
  
• Barcode-Vorlaufblätter für automatischen Wechsel beim Scanning auf Farbimages
  
• Scannen von ca. 15.000 Blatt pro Tag (Peakzeiten: 3fache Menge)
  
• Dokumentenindizierung
  
• Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
  
• Bereitstellung eines übergreifenden Tracking-Systems

Ergebnis

• Deutliche Qualitätssteigerung mit der Möglichkeit, die vereinbarten Service-Level laufend zu überprüfen
  
• Flexibilisierung beim Umgang mit Mengenschwankungen durch Anbindung an die E-POST
  
• Signifikante Kosteneinsparungen bei der Posteingangsbearbeitung