Zunächst müssen die Voraussetzungen zur Nutzung der DV-Freimachung erfüllt sein (siehe FAQ „Welche Voraussetzungen sind zur Nutzung der DV-Freimachung zu erfüllen?“). Dann startet die DV-Freimachung mit dem Ermitteln von Format und Gewicht. Das Format ergibt sich in den meisten Fällen aus der verwendeten Umhüllung. Das Gewicht setzt sich in aller Regel aus dem Hauptdokument, der Hülle und den Beilagen zusammen. Auf Basis des Inhalts, möglicher Zusatzleistungen sowie dem Gewicht und dem Format wird die Sendungsart ermittelt.

Die Kombination aus Gewicht, Sendungsart und evtl. Zusatzleistungen ergibt dann das zu zahlende Entgelt. Jetzt findet die Sortierung aufsteigend nach Postleitzahl und die fortlaufende Nummernvergabe statt. Abschließend erfolgt die Erstellung der Einlieferungsbelege und Versandpläne.

Einer der Vorteile der DV-Freimachung ist die automatische Ermittlung der optimalen Versandlösung für den jeweiligen Inhalt. Dazu ist es vor allem bei den Warenversanden zwingend notwendig, die richtigen Maße und Gewichte in Ihrem Wawi- oder ERP-System einzupflegen und für Ihre Versandmitarbeiter einheitliche Prozesse zu definieren.

Erfassen Sie in Ihrem Versand– oder E-Commerce-System die Einzelgewichte. Zum Beispiel das Gewicht Ihrer Briefumschläge, Verpackungen, der Rechnungsunterlagen oder der Wareninhalte. Ihr System addiert dann die Einzelgewichte zum jeweiligen Gesamtgewicht zusammen.

Es besteht auch die Möglichkeit das Gesamtgewicht über eine an Ihr Versandsystem angeschlossene und geeichte Waage zu ermitteln.

Die Deutsche Post sendet Ihnen bzw. Ihrem Softwarelieferant, via csv-Datei die aktuelle Produkt- und Preisliste (PPL)zu. Ein Update erhalten Sie im Vorfeld geplanter Änderungen. Zudem ist die aktuellste Produkt- und Preisliste immer unter: https://www.deutschepost.de/de/d/dv_freimachung.html

Je nach der gewählten Versandlösung (Standardbrief, Großbrief, Maxibrief usw.) wird im internationalen Bereich nach EU und Non EU-Ländern, abweichend dazu bei Matrixversandplan nach Empfängerlandund dann (bei Sendungen ins Inland) nach aufsteigender Postleitzahl sortiert. Auf Basis dieser Sortierung vergibt das System je Auftrag/Job eine fortlaufende Sendungsnummer. Bei Warenversanden kann bei Nutzung eines Matrixversandplanes von der  Sortierung nach Postleitzahlen abgesehen werden.

Der Debitor ist Vertragspartner und Zahlungspflichtiger des Frankierentgelts. Davon zu unterscheiden ist der Absender. Dieser ist in der Regel der auf der Sendung genannte Absender und kann vom Debitor abweichen. Der Absender kann innerhalb eines Abrechnungsverfahrens auch wechseln. Der Optimierer ist entweder der Kunde selbst oder ein beauftragter Dienstleister, der mit seinem DV-Freimachungssystem die Frankierung übernimmt. Voraussetzung ist, dass der Optimierer eine „Vereinbarung über die Freimachung von Sendungen mit DV-Anlagen“ abgeschlossen hat. Der Einlieferer ist der Kunde oder Dienstleister, der die Sendungen bei der Deutschen Post einliefert oder abholen lässt. Der Optimierer und der Einlieferer kann diese Partnerrolle je nach Auftrag anpassen. Eine Änderung des Einlieferers und ggf. der Einlieferungsstelle, ist frühzeitig im Auftragsmanagementsystem der Deutschen Post nachzuhalten (über die AM.exchange-Schnittstelle aus dem Frankiersystem oder über das AM.portal).

Die als Rollen bezeichneten Angaben sind Bestandteile der mit der Deutschen Post vereinbarten Kontrakte zur DV-Freimachung. In Verbindung mit AM.exchange und AM.portal, sorgen diese dafür, dass nur die am Auftrag beteiligten Partner, Zugriff auf Ihre Daten erhalten.

Ohne eine digitale Anbindung erstellt Ihr DV-Freimachungssystem die entsprechenden Protokolle und Einlieferungsbelege in Papierform. Diese fügen Sie dann der Einlieferung bei.

Nutzen Sie unsere digitale Versandanbindung „AM-Elektronisches Auftragsmanagement“, dann müssen Ihre Daten spätestens eine Stunde vor der geplanten Einlieferung der Einlieferungsstelle vorliegen. Weitere Informationen zum Auftragsmanagement: https://www.deutschepost.de/de/e/elektronisches_auftragsmanagement/downloads.html

Der Einlieferungsbeleg besteht aus den Grunddaten, z.B. der Kundennummern des Debitors, die im oberen Bereich dargestellt werden und den Abrechnungsinformationen ohne Umsatzsteuer.

Die Grunddaten enthalten die Informationen zum Abrechnungsverfahren, die fortlaufende Nummerierung der Einlieferungsbelege innerhalb des Abrechnungsverfahrens von 0001 bis 9999, den Namen der genutzten Software mit Versionsnummer und Gültigkeitsdatum, den Tag der DV-Bearbeitung mit dem geplanten Tag der Einlieferung und zum Schluss die vereinbarte Einlieferungsstelle mit Postleitzahl und Ort.

Der Matrixversandplan kann bei Sendungen mit Wareninhalt zum Einsatz kommen, wenn hier eine Sortierung nach Postleitzahl nicht möglich ist. Insofern ist der Unterschied zwischen Standardversandplan und Matrixversandplan, dass im Standardplan die Postleizahlensortierung dokumentiert wird und im Matrixversandplan nicht. Nach Absprache mit der Deutschen Post, Abteilung Frankierung, können  verschiedene Basisformate innerhalb eines oder mehrerer Produkte in einem Versandplan zusammengefasst werden, sofern sie in einem Programmlauf bearbeitet und entsprechend zusammengefasst eingeliefert werden dürfen.

Bei der Optimierung der Sendungen werden die Sendungen in aufsteigender fortlaufender Reihenfolge der PLZ sortiert. Diese werden dann im Standardversandplan in den entsprechenden Leitregionen wiedergespiegelt.

Ja, bitte bei den nationalen Produkten erst der Brief, dann in der Reihenfolge die Postkarte, Warensendung, Streifbandzeitung, Postzustellungsauftrag und zum Schluss Postident. Für die internationalen Angebote bitte zuerst auch den Brief, dann die Briefe zum Kilotarif, es folgt die Dialogpost und die Pressesendungen. Mögliche Zusatzleistungen beenden die Aufzählung. Weitere Informationen finden Sie auch in unserer Handlingbroschüre DV-Freimachung.

Die Inhalte entsprechen dem Standardversandplan. Abweichend vom Standardversandplan wird die Sendungsnummer auf Basis der Addition von Zeilen und Spaltennummer ermittelt. Die jeweilige Versandlösung inkl. Format wird im Gegensatz zum Standardversandplan im Matrixplan mit der Postleitzahl verbunden (z.B. 35757 W X für Warensendung 500).

In AM.portal wird standardmässig der Report „Einlieferungsübersicht“  für jeden User bereitgestellt. Voraussetzung ist die Einrichtung eines AM.portal Zugangs (Anfragen: IT-CSP@deutschepost.de). Sie finden dort alle Aufträge, unabhängig von der Freimachungsart DV-Freimachung.

Sofern Sie per AM.exchange Ihre Daten direkt übertragen haben, benötigen Sie grundsätzlich zur Einlieferung, nach Abstimmung mit der Einlieferungsstelle, keine Papierbelege.

Dies betrifft aber nicht Ihr Verhältnis zum Konsolidierer. Sofern dieser weitere Unterlagen benötigt, ist dies im Innenverhältnis zu klären.

Hier benötigen wir eine elektronische Anmeldung, einen Zusatzauftrag (Erstellung mit einer Software oder AM.portal). Dieser enthält n-Aufträge, die die Voraussetzungen erfüllen. Begleitend zu Ihrer elektronischen Anmeldung benötigen wir vom Einlieferer eine Einlieferungsliste in Papierform, zur Bestätigung der Übergabe der Behälter im Briefzentrum. Diese kann in AM.portal erstellt und ausgedruckt werden.

Sie haben sich verdruckt oder der Empfänger hat die Bestellung kurzfristig storniert? Dann haben Sie jederzeit die Möglichkeit am gleichen Tag zu stornieren. Legen Sie dazu einfach den vorgedruckten Versandaufkleber oder die zu stornierenden Briefe mit der Antrag auf Stornierung DV-freigemachter Briefsendungen in Ihrem Briefzentrum vor. Bitte trennen Sie die Sendungen für die Stornierung von den zu befördernden Sendungen.

Wollen Sie bestimmte Einlieferungsbelege stornieren, dann legen Sie diesen bei der Einlieferung mit dem Vermerk „Storno“ vor. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dies bei der nächsten Einlieferung zu erledigen. Es dürfen keine Sendungen zu diesem Auftrag eingeliefert werden.

Nutzen Sie unser digitales Auftragsmanagementsystem, dann können Sie via AM.portal (Internetanwendung, Zugangsdaten erforderlich, siehe Verweis auf „AM-Elektronisches Auftragsmanagement“) oder per AM.exchange aus Ihrer Software, den Auftrag (keine Einzelsendung) stornieren. Beachten Sie bitte, das der Originalauftrag bereits vorher übertragen wurde. Ursächlich ist hier, dass die Einlieferungsbelegnummer durchgängig dokumentiert werden muss.

Nur auf Basis der maschinellen Bearbeitung Ihrer DV-freigemachten Sendungen, ist die finale Zulassung zum Einsatz der DV-Freimachung und den damit verbunden Portooptimierungen möglich. Nur wenn unsere Lese- und Sortiertechnik Ihre Anschriften und Ihre Frankiervermerke (Matrixcodes) erkennen und verarbeiten kann, ist diese Voraussetzung erfüllt.

Bei Briefsendungen mit Fenster ist es besonders wichtig, dass der Matrixcode nicht im Fenster verrutscht, teilweise verdeckt oder aus anderen Gründen nicht erkennbar ist.

Basis für eine erfolgreiche Zertifizierung ist die exakte Umsetzung der Spezifikation “Maschinenlesbare Freimachungsvermerke“ in der jeweils aktuellen Fassung. Erstellen Sie die Muster ausschließlich anhand der von Ihrem DV-Fachberater zu Verfügung gestellten Testadressen. Nach erfolgreicher Prüfung des Inhaltes des Datamatrixcodes erstellen Sie mit Hilfe der Testadressen entsprechende Mustersendungen, die für den weiteren Zertifizierungsprozess die Grundlage bilden.

Mindestens 240 dpi müssen umgesetzt werden. Weitere Auflösungen sind 300 dpi und weitere ganzzahlige Vielfache wie z.B. 480 dpi oder 600 dpi werden unterstützt. Weitere, technisch prinzipiell mögliche, Auflösungen werden zur Zeit nicht unterstützt.

Das Abrechnungsverfahren besteht aus Ihrer zehnstelligen Kundennummer und einer vierstelligen Ergänzungsnummer. Die Ergänzungsnummer wiederrum setzt sich aus der Verfahrensnummer, z.B. die Nummer 10 für nationale Briefsendungen und einer fortlaufenden Teilnahmenummer z.B. 04 für Warensendung, zusammen.

In den Abrechnungsdaten sind die Sendungsdaten je Versandlösung und Gewichtsstufe inkl. der jeweiligen Summen der Stückzahlen und Entgelte festzuhalten. Zusatzleistungen, wie z.B. Einschreiben, sind unterhalb Versandlösung anzugeben. Danach wird von der Gesamtsumme der DV-Freimachungsrabatt von einem 1 % abgezogen. Zu dem jetzt entstandenen Nettobetrag wird die aktuell gültige Umsatzsteuer addiert. Diesen Betrag buchen wir nun werktäglich von Ihrem Konto ab. Der Einlieferungsbeleg ist vergleichbar mit einem Lieferschein. Die endgültige Berechnung der fälligen Porti, der möglichen Rabatte und der Umsatzsteuer erfolgt immer anhand der Daten, die während des Annahmeprozesses erfasst oder elektronisch per AM-Exchange-Datei von Ihnen übermittelt wurden. Die Rechnungsstellung in der DV-Freimachung erfolgt werktäglich.

Innerhalb eines Verfahrens werden Teilnahmen angelegt. Diese erhalten jeweils eine fortlaufende Teilnahmenummer, in der Regel beginnend mit „01“. Aus dem Verfahren und der Teilnahme ergibt sich der Kontrakt. Bei mehreren Teilnahmen können zu einer EKP zu einem Abrechnungsverfahren mehrere Teilnahmen angelegt werden. Damit können innerhalb einer Kundennummer Kosten verschiedenen Kostenträgern zugeordnet werden. Es sind 255 Teilnahmen möglich. Nummerisch 01-99 und alphabetisch AA-FZ.

Der wesentliche Unterschied der DV-Freimachung zu anderen Frankiermöglichkeiten ist, dass die Frankierung und die darauf beruhende Ermittlung der Entgelte über Ihre eigenen IT-Systeme abgewickelt werden. Durch die so entstehenden Vorleistungen in Kombination mit der entsprechenden Sortierung erzielen Sie maximale Kostenvorteile und Entgeltermäßigungen. Bei der DV-Freimachung wird das fällige Entgelt grundsätzlich nach der Einlieferung per Lastschrift eingezogen.

Der Freimachungsvermerk beinhaltet die feste Kennung DV, das Datum mit Monat/Jahr, dem Sendungsentgelt, „Deutsche Post mit Posthorn“, dem Datamatrixcode und die Frankier-ID.

Fordern Sie das Logo einfach unter dv-freimachung@deutschepost.de an oder unter deutschepost.de/dv-freimachung im Downloadbereich.

Bei Sendungen zum Kilotarif geben Sie bitte nur das jeweilige Nettostück-Entgelt plus möglicher Zusatzleistungen an.

Die Informationen finden Sie in der Technischen Spezifikation: Maschinenlesbare Freimachungsvermerke DV-Freimachung im Downloadbereich.

Die zugelassenen Schriftarten sind beschränkt auf Arial, Helvetica, Frutiger und Courier. Die Schriftgröße beträgt hierbei mind. 9 Punkt (Schrifthöhe 2,3 mm). Auf einen entsprechenden großen Durchschuss ist zu achten. Davon abweichend können auch hauseigene Schriftarten von Firmen über eine gesonderte Prüfung der Zertifizierungsstelle freigegeben werden.

Die Frankier-ID besteht aus der Teilnahme-Nr. (2-stellig), Kunden-Nr. des Debitors (7-stellig ohne Prüfziffer), Sendungs-ID (10-stellig, bestehend aus Entgeltabrechnungs-Nr. und laufender Sendungsnummer und Prüfziffer (einstellig) in hexadezimaler Darstellung.

In Ausnahmefällen und in Abstimmung mit Ihrem Regionalberater Kundenintegration Post, den Sie über dv-freimachung@deutschepost.de erreichen, ist das ggf. zulässig. Voraussetzung ist, dass eine digitale Verbindung zwischen Frankierlabel und Sendung hergestellt wird und dabei eine Standard-DV-Freimachungssoftware zum Einsatz kommt.

Wichtig ist, dass der Frankiervermerk maßstabsgetreu auf dem Versandlabel aufgebracht wird und den Vermassungszeichnungen der  jeweiligen Versandlösungen entspricht.

Wichtig ist immer, dass alle Informationen, die für die maschinelle Verarbeitung gebraucht werden im sichtbaren Bereich des Fensters zu erkennen sind. Beachten Sie dabei immer, dass selbst bei einer möglichen Veränderung der Lage des Briefes in der Hülle, die für die maschinelle Verarbeitung wichtigen Informationen wie der Datamatrixcode und die Adresse, sichtbar bleiben müssen. Die Ruhezone um den Datamatrixcode von 2 mm muss beim eventuellen verrutschen gegeben sein.

Die Regionalberater Kundenintegration Post halten dafür unter dv-freimachung@deutschepost.de eine pdf-Datei und für einige Produkte eine Folien-Kontrollmaske bereit.

Es wird ein Datamatrixcode vom Type Data Matrix mit Fehlerkorrekturniveau ECC 200 verwendet. Die logische Größe des Datamatrixcodes (Zahl der Zeilen und Spalten) beträgt 26 x 26 Module. Der Datamatrixcode des DV-Freimachungsvermerks ab der Version 1.3 (vgl.Byte f4) enthält 42 Bytes (26x26 Module) f1 bis f42 in Binärkodierung (BASE 256).

Im Datamatrixcode ist das Datum der Einlieferung dieser Sendungen enthalten. Sofern zum Zeitpunkt der Optimierung das tatsächliche Einlieferungsdatum nicht bekannt ist, ist der DV-Bearbeitungstag zu verwenden.

Ist hier ausnahmsweise, nach der Produktion der Sendungen, eine Verschiebung zu dem geplanten Einlieferungstag nötig, ist dieser im AM-Datensatz unbedingt anzupassen.

Byte Nr. 1- 3 enthalten die Informationen zum Post-Unternehmen (z.B. Deutsche Post). Im Byte 4 wird die Frankierart und Version dargestellt. Das Byte 5 beinhaltet dann die Version der Produkt –und Preisliste. Jetzt folgt in Byte 6-10 die Kundennummer, dann in Byte 11 und 12 Entgelt oder Frankierwert, Byte 13 und 14 wird gefüllt mit dem Einlieferungsdatum, Byte 15 und 16 gibt den Produktschlüssel aus der jeweiligen aktuellen PPL an, dann folgen die Bytes 17-19 mit der eindeutigen laufenden Sendungsnummer, Byte 20 verschlüsselt die Teilnahmenummer, jetzt fehlen noch Byte 21 und 22. Diese enthalten die Einlieferungsbelegnummer. Zum Abschluss kündigt das Byte 23 weitere Datenelemente an, die dann ab dem Byte 24-42 umgesetzt werden.

Bei der DV-Freimachung entspricht das Ordnungskennzeichen der Verfahrensteilnahmenummer. Die Belegung des Ordnungskennzeichens erfolgt gem. Inhalt Byte 20 des Matrixcodes.

Als Prüfziffer, das letzte Zeichen der zwanzigstelligen Frankier-ID, wird eine hexadezimale Ziffer zwischen ’0’ und ’F’ angegeben. Die Prüfziffer wird nach dem Verfahren „Zyklische Redundanzprüfung“, engl. CRC, Typ CCITT (CRC-4) berechnet. Zur Berechnung werden die Zeichen der 19-stelligen Nutzdaten der Frankier-ID der Reihe nach gemäß ASCII-Tabelle in Bytes umgewandelt. Anschließend werden die Bytes in Bits gewandelt. Auf diesen Bit-Stream wird die CRC4-Berechnung angewendet und das Ergebnis, das nach dem Verfahren immer eine Bitfolge mit 4 Bit ist, für die Darstellung in eine hexadezimale Ziffer gewandelt und so als letztes Zeichen ausgedruckt.

Für die Darstellung des linearen Barcodes wird der Typs „Code 128“ entsprechend DIN EN 799 verwendet. Die Druckqualität muss mind. der Qualitätsstufe C gemäß DIN EN 1635 entsprechen. Der Druck des Barcode für die Briefzusatzleistung ist mit einer Modulbreite von drei Pixel auszuführen.

Zunächst eint beide Systeme, dass bereits Abnahmen vorliegen und damit, im Gegensatz zu Eigenprogrammierungen, zeitintesive Prüfungsprozesse wegfallen. Insofern ist es immer zu empfehlen auf unsere Koop-Partner oder Software-Hersteller zurückzugreifen, bevor man über eigene Umsetzungen nachdenkt.

Ein weiterer Vorteil bei den Programmen der Deutschen Post und unseren Koop-Partnern ist es, dass es genügt, wenn Sie uns frühzeitig über den geplanten Termin der Installation Ihrer neuen DV-Freimachungssoftware informieren. Um den Rest kümmert sich die Deutsche Post oder unsere Koop-Partner.

Bei eigen- oder von Software-Herstellern erstellen und zur Frankierung gedachten Lösungen, senden Sie uns bitte Muster der Sendungen und die Versandunterlagen mit plausiblen Inhalten zur Prüfung, Freigabe und Zertifizierung zu. Wichtig ist auch eine genaue Programmbeschreibung mit der Versionsnummer, die bei Änderungen angepasst werden muss.

Handelt es sich bei Ihrer DV-Freimachungssoftware um eine Eigenentwicklung, dann sorgen Sie bitte als grundsätzliche Voraussetzung für die Mandantenfähigkeit Ihres Systems. Die Parameter für Debitor, Absender, Einlieferer, Einlieferungsstelle und die hierzu gehörenden Abrechnungsverfahren und Nummernkreise müssen variabel verwaltbar sein. Die Anlage doppelter Abrechnungsverfahren bei einem Debitor muss hierbei programmtechnisch ausgeschlossen sein.

Die Deutsche Post schließt mit Ihren Kunden eine separaten Vertrag. In diesem Vertrag wird auch die Zahlung des Portos geregelt. Bitte sorgen Sie dafür, dass der Vertrag mindestens 2 Wochen vor der ersten Einlieferung bei der Deutschen Post AG, Abteilung Frankierung in Darmstadt vorliegt.