So vereinfacht Nordland.Shop die Kundenkommunikation und spart Ressourcen
Briefe für Tausende Kundinnen und Kunden verschicken? Kleinere E-Commerce-Anbieter wie der Nordland.Shop kommen da schnell an ihre Grenzen. Mit der E-POST-MAILER-Software hat die Deutsche Post ein Tool entwickelt, mit dem Sie Ihre Geschäftspost schneller und kostengünstiger versenden.
Wenige Hände müssen viel erledigen. Nur sieben Mitarbeitende managen beim Nordland.Shop rund 16.000 Kunden:innen. Der Online-Shop bietet handgemachte und fair produzierte Produkte aus Skandinavien - von Handtüchern aus Dänemark bis zu Schmuck vom Polarkreis: "Bei der Kommunikation in einem Nischenmarkt spielt der Brief eine wichtige Rolle, da dieser seriös wirkt und entsprechend häufig geöffnet wird", sagt Franziska Book. Sie ist seit fünf Jahren in leitender Position beim Nordland.Shop tätig.
Der klassische Brief bietet weitere Vorteile gegenüber der E-Mail: Gehen Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen oder Lohnabrechnungen beim Versand per E-Mail schonmal unter, sind Aufmerksamkeit und Lesequote bei der Brief-Post deutlich höher. Darum setzen viele Unternehmen bei diesem Schriftverkehr eher auf den klassischen Brief. Das trifft die Erwartungen der Adressat:innen. Eine Studie des Marktforschungs-Instituts Sinus im Auftrag des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI) bestätigt: 71 Prozent der Deutschen erhalten wichtige geschäftliche Dokumente lieber auf Papier, 70 Prozent schreiben bei offiziellen Anliegen lieber einen Brief als eine E-Mail.
Digital versenden, klassisch in den Briefkasten zustellen
Doch wie bewältigen die wenigen Mitarbeiter:innen vom Nordland.Shop den Aufwand? Bevor ein physischer Brief bei der Zielperson ist, muss er gedruckt, kuvertiert, frankiert und aufgegeben werden. Das erfordert Zeit und Aufwand - und wäre für ein kleines Team nicht zu stemmen, so Book.
Die Lösung: Die Mitarbeitenden vom Nordland.Shop erledigen das mit einem Tool der Deutschen Post für den sogenannten hybriden Briefversand. So können sie Briefe digital am Computer erstellen und versenden, die dann klassisch im Briefkasten zugestellt werden. Eigentlich ist der Service für Geschäftspost wie Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen oder andere persönliche Korrespondenz gedacht. Der Nordland.Shop setzt es aber für Kommunikationszwecke ein.
Registrieren, installieren, loslegen: Funktioniert einfach und reibungslos
Der Vorteil: Der hybride Briefversand digitalisiert viele Arbeitsschritte und macht den Prozess damit schlanker und günstiger - und deutlich einfacher. Bei allen Prozessen des Briefversands lassen sich zudem rund 60 Prozent der Kosten sparen - inklusive Porto. Nutzer:innen müssen nur drei Schritte durchlaufen:
- Registrieren, die Software kostenlos herunterladen und aktivieren.
- Den Brief schreiben und gestalten oder das entsprechende Dokument in die Software hochladen und öffnen.
- Adressaten auswählen und per Mausklick den Brief verschicken.
Die Deutsche Post übernimmt Ausdruck und Zustellung - und das klimaneutral. Kuvertieren, das Aufkleben der Briefmarken und der Gang zum Briefkasten entfallen.
"Registrieren und Einrichten sind kinderleicht, das Handling ebenso", sagt Franziska Book. Einzig bei dem Datei-Format habe es Probleme gegeben - die aber mithilfe der Deutschen Post schnell gelöst werden konnten. Ansonsten hat der Versand reibungslos funktioniert: Die Kundinnen und Kunden vom Nordland.Shop erhielten individuelle Anschreiben mit zielgruppenrelevanten Informationen und einem QR-Code zum Online-Shop.
Das empfiehlt Nordland Shop Einsteigern:
- Vorher überlegen, wofür der E-POST MAILER eingesetzt werden soll. Neben Geschäftspost wie Rechnungen, Mahnungen oder anderen Informationen lässt er sich auch mal für besondere Kommunikationsanlässe einsetzen, etwa zu Weihnachten.
- Vor dem Versand an die Kundschaft sollten Nutzerinnen und Nutzer sich selbst einen Testbrief zuschicken. So lassen sich Erscheinungsbild und Auflösung des gedruckten Briefes und Zustellzeit checken. Letztes ist wichtig, wenn Briefe zu einem bestimmten Zeitpunkt ankommen sollen.
- Im Unternehmen den Prozess definieren: Am besten gleich zu Beginn alle Beteiligten an einen Tisch holen und die Arbeitsschritte, wie das Erstellen der Briefe, das Zuordnen von Adressen oder Freigabe und Versand, beschreiben und aufteilen.
"Registrieren und Einrichten sind kinderleicht, das Handling ebenso."
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Franziska Book, Nordland.Shop
Fazit: Ein gutes Tool, um Ressourcen zu sparen
Was den Nordland.Shop überzeugt hat? Die Flexibilität, die Unabhängigkeit vom Standort sowie die einfache Nutzung. Schnell war klar: So lassen sich Ressourcen sparen, vorrangig mit Blick auf die Arbeitskraft. Die softwarebasierte Lösung senkt außerdem Material- und Portokosten, Unternehmen sparen also Zeit und Geld. Ohne hohe monatliche Kosten erlaubt es dem Team, schnell und spontan auch große Mengen an Geschäftspost zu handeln. Gerade für Kleinunternehmen, kleinere Online-Shops oder One-Man-Shows sei dies eine entscheidende Vereinfachung, so Book.
Wie Sie mit dem hybriden Briefversand Ihre Geschäftspost vereinfachen, erfahren Sie im Leitfaden für den innovativen Briefversand (PDF zum Download).
Faszination Skandinavien - der Nordland.Shop
Ob Handtaschen aus Elchleder, Keramik mit Elchmotiven, Strickwaren - bis zu Findus-Küchentüchern (nach der Kinderbuch-Reihe "Pettersson & Findus") - der Nordland.Shop bietet seiner Kundschaft ganz spezielle Produkte. 1981 begann der Anbieter als Versandbuchhandlung mit Katalog und einem Sortiment von 3.800 Artikeln. Der Fokus damals: Spezialkarten. 2008 wurde aus der Versandbuchhandlung ein reiner Online-Shop, das Angebot wurde später auf hochwertige, handgemachte und nachhaltige Produkte reduziert. Sieben Mitarbeitende betreuen am Standort Neuenkirchen bei Osnabrück rund 16.000 Kunden.