E-POSTSCAN für den Mittelstand

Unsere Auswahl nützlicher Zusatzmodule für Ihr Unternehmen

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E-POSTSCAN kann mit zahlreichen nützlichen Zusatzmodulen erweitert werden, die die Effizienz der Digitalisierung Ihres gesamten Posteingangs für Ihr Unternehmen noch erheblich steigern.

  • Digitale-Poststelle: Verteilung der digitalen Post per E-Mail direkt an Arbeitsplatz oder Home-Office
  • Filialstruktur: Unternehmen mit mehreren Standorten/Filialen
  • Referenzklassifizierung: Klassifizierung/Indexierung von Dokumenten

Digitale-Poststelle: Verteilung der digitalen Post per E-Mail

Ihre Lösung zur Einführung einer digitalen Poststelle in Ihrem Unternehmen. Die Digitale-Poststelle verteilt die digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN per E-Mail direkt an den Arbeitsplatz der Empfänger (Bereiche/Mitarbeiter) in Ihrem Unternehmen oder deren Home-Office. 

Wie funktioniert die Lösung? Die Empfängeranschriften der digitalen Sendungen werden über eine Texterkennung (OCR: Optical Character Recognition) ausgelesen und entweder automatisiert oder bei Bedarf manuell an die Empfänger weitergeleitet. Die manuelle Verteilung wird über eine Webanwendung von den Mitarbeitern aus der Poststelle Ihres Unternehmens durchgeführt. Zur Ermittlung der E-Mailadresse findet ein Abgleich der ausgelesenen Empfängeranschriften mit einer Referenzdatei statt. Die Referenzdatei besteht aus einer Liste an Personen/Bereichen und den zugehörigen E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens.

Filialstruktur: Zentraler Post-Server bei mehreren Standorten

Die digitalisierten Sendungen aus den Posteingängen der Unternehmensstandorte oder Filialen werden konsolidiert übergeben. Das Sendungsvolumen zur Auswahl des zutreffenden Paketes ermittelt sich über den Posteingang aus allen Standorten.

Referenzklassifizierung: Digitales Dokumentenmanagement

Verfahren zur Klassifizierung von Dokumenten einer Sendung mit Abgleich gegen eine Referenzdatei mit Ihren gewünschten Dokumentenarten (z.B. Angebot) oder Indexwerten (z.B. Aktennummer).

Hier finden Sie das entsprechende Produktschaubild

Häufige Fragen

Pre-Sales

Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.

Vertrag

Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)

Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.

Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.

Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.

In max. 5 Schritten zur Auftragseinsteuerung:

  1. Konfiguration der gewünschten Leistungen im Auftragsblatt
  2. Mit dem ausgefüllten Auftragsblatt die relevanten Vertragsdokumente per E-Mail bei unserem Serviceteam E-POSTSCAN (ServiceDesk_EPSGK@dp-ds.de) anfordern
  3. Kurzfristiger Versand  per E-Mail der relevanten Vertragsdokumente  durch unser Serviceteam E-POSTSCAN
  4. Das ausgefüllte und unterschriebene Auftragsblatt als offiziellen Auftrag "E-POSTSCAN für den Mittelstand" an unser Serviceteam E-POSTSCAN per E-Mail (bevorzugt) oder per Post versenden.
  5. Unser Serviceteam E-POSTSCAN versendet anschließend unsere offizielle Auftragsbestätigung per E-Mail

Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

  • AGB E-POSTSCAN
  • Auftragsblatt
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
  • Leistungsbeschreibung Basisleistung
  • ggf. weitere Leistungsbeschreibungen bei Konfiguration optional wählbarer Leistungen

Logistik

Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.

Leistung

Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.

Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.

Download-Bereich

Hier stehen für Sie eine Produktbroschüre mit weiterführenden Informationen oder ein Auftragsblatt zur Konfiguration Ihres Auftrages zum Herunterladen zur Verfügung.

Sie können folgende Dokumente herunterladen:

E-POSTSCAN Produktbroschüre

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Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot. Bitte füllen Sie zur Bedarfsermittlung das folgende Kontaktformular aus. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.